Desarrollar el perfecto programa de turnos de los empleados significa reunir lo mejor para el restaurante y su personal. La mayoría de los gerentes estarían de acuerdo en que encontrar (y mantener) ese equilibrio es mucho más fácil decirlo que hacerlo. Pero no es imposible. Desarrolle un horario maestro de restaurante, y conozca a sus empleados. Entonces usa nueva tecnología para mantener un horario funcional en el que los cambios de turno no afecten al restaurante. Averigua cómo abajo.
Construir un programa de tareas para tu restaurante
Nunca subestimes el poder de un programa maestro. Cuando se prepara adecuadamente, es un recurso garantizado que le ayudará a gestionar las operaciones de forma fluida y eficiente. Cada tarea requerida en su restaurante será incluida aquí, asegurando que no olvide o pase por alto una.
El horario del trabajador caracteriza qué bienes se requieren, cuándo y dónde. A pesar de que un calendario representativo distribuido es explícito para un período de reserva específico, la organización apropiada requiere mirar hacia adelante para estudiar las solicitudes de tiempo libre y el suministro de activos.
El arreglo temprano de la programación es particularmente vital cuando las necesidades cambian en los períodos de mayor actividad de su restaurante. La programación viable de los trabajadores reduce los costos de trabajo al coordinar los activos a las solicitudes. También ayudará a disminuir la necesidad de cambios abruptos en los turnos.
Empieza por enumerar cada función de trabajo en tu restaurante, como por ejemplo:
- Tareas de limpieza
- Preparación de la comida
- Bussing
- Sirviendo a
- La gestión del piso
- Barman
- Entrenamiento
Cada restaurante es un poco diferente, así que tal vez quieras tomarte uno o dos días para observar los movimientos de tu restaurante. Si eres una pizzería, ¿quién se encarga de hacer la masa y añadir los ingredientes? Si tu decoración es importante, toma nota de quién enciende las velas y pide flores frescas. Además, tened en cuenta vuestras horas punta y, a la inversa, las horas más lentas de la semana.
No importa cuán pequeña sea la tarea, crea una lista detallada de lo que sucede en tu restaurante para desarrollar un programa maestro de restaurante afinado. Este completo calendario de tareas te ayudará a cubrir todas las bases y te ahorrará mucho tiempo.
Conoce a tu personal
Esta sugerencia necesita poca explicación: Conoce las necesidades de tu personal para evitar conflictos de programación. Anime a los empleados de larga data a compartir los cambios importantes en su vida que afectarán a sus horas regulares, y a hablar con los nuevos contratados sobre otras obligaciones que puedan tener.
A veces los empleados tendrán una disponibilidad variable. Es posible que tenga empleados que participen en deportes o cuyos hijos lo hagan, y su disponibilidad cambiará durante la temporada de fútbol o baloncesto. Algunos estudiantes universitarios tendrán cambios de horario de clases, lo que puede causar nuevos conflictos en el horario de trabajo. Asegúrate de que todos los empleados sepan que deben acudir a ti cuando requieran un cambio de turno.
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Consejo de Programación de Lavu: Construir una lista maestra de disponibilidad. Construye un calendario de siete días de la semana, y enumera qué empleados están disponibles a qué horas. No incluya días puntuales como una fiesta de cumpleaños o una solicitud de vacaciones; este horario sólo tiene por objeto mostrar la disponibilidad de su personal durante una semana de trabajo regular. Úsalo como una copia de seguridad contra tu principal recurso de programación.
Para ir al siguiente paso, construye un programa maestro de vacaciones o tiempo libre. Si se basa en notas adhesivas bien colocadas para recordar las peticiones de sus empleados para el día libre, está pidiendo un lío de programación.
Imprima un año calendario completo o cree uno en Microsoft Excel, para que pueda escribir fácilmente a lápiz o a máquina las solicitudes de días libres aprobadas. Una vez que se haga un hábito de añadir estos días al programa maestro de vacaciones inmediatamente, habrá mejorado su técnica de programación de manera inconmensurable. Lo mejor es crear una hoja de Excel protegida por contraseña para las solicitudes de tiempo libre aprobadas, a la que sólo puede acceder la dirección.
Establezca un sistema de solicitud de tiempo libre que incluya que la dirección introduzca la solicitud en Excel antes de decidir si el funcionario está aprobado para el día libre. Esto debería decidirse después de revisar la otra información de programación y asegurarse de que existe la posibilidad de realizar un cambio de turnos con otro empleado para el tiempo libre solicitado.
En ningún momento usted u otro gerente debe hacer un nuevo horario de turnos sin antes revisar ambos horarios maestros.
Beneficios de una Lista Integrada
El uso de un auto-programador elimina el estrés de la programación y le devuelve su valioso tiempo. La competencia es el nombre del juego en lo que respecta a la gestión de un restaurante beneficioso. La mecanización de asignaciones redundantes como la programación es probablemente uno de los enfoques más sencillos para ser cada vez más eficaz.
Ahora, incluso puede integrar su auto-planificador con su sistema de puntos de venta, lo que hace más fácil que nunca crear horarios que funcionen a partir de los informes de su restaurante.
Vea algunos de los beneficios adicionales de usar un auto-programador para su negocio de servicios de comida.
- Disminuir la rotación de empleados
- Cuando los turnos de los empleados coinciden con sus preferencias y reciben una cantidad decente de horas por cada cheque de pago es más probable que se queden en su empresa.
- Crear clientes más felices
- Una agenda automática evitará que le falte personal en los momentos de mayor actividad, lo que se traducirá en un mejor servicio al cliente y en clientes más satisfechos.
- Tomar decisiones de personal más inteligentes para la programación
- Cuando su horario se integra con el sistema de puntos de venta de su restaurante las decisiones de programación se basan en datos sólidos para cuando sus horas más ocupadas son. Estos datos crean un programa perfecto que funciona en torno a la disponibilidad de sus empleados.
- Ahorrar tiempo y recursos
- La automatización de la programación reduce los costos de mano de obra no sólo por el tiempo que toma crear un horario sino también por la reducción de horas extras innecesarias.
- Delegación de tareas
- Cuando la programación se hace fácil, puedes entrenar fácilmente a la gerencia para que prepare la auto-programación para ti y se concentre en otras tareas.
Usar la nueva tecnología de programación de restaurantes
La belleza de la nueva tecnología de los restaurantes es lo perfecta que es hasta en las operaciones más complicadas. ¡Como programar los turnos! Vea abajo cómo los modernos sistemas de puntos de venta de los restaurantes eliminan los aspectos más complicados de la programación de turnos.
Pasa menos tiempo creando horarios
Con un programa de programación maestra automatizada tiene la opción de programar todo su restaurante en el clic de un botón. Lo que solía llevar horas o días ahora puede llevar minutos con poco trabajo manual. Una vez que hayas conectado toda la información pertinente arriba mencionada, haz que creen tu programa y luego envíalo a tu equipo.
Avisar a los empleados por adelantado sobre los cambios de turno
Debido a que ahorrará tiempo al utilizar el software de programación automatizada, puede dar a su personal más tiempo para prepararse para su próximo horario. Esto ayudará a reducir la necesidad de solicitudes de tiempo libre y hará que el equipo del restaurante sea más feliz. Envía sus horarios a través de la aplicación móvil y tenlos disponibles en línea, así nunca podrán decir que no vieron que estaban en el horario de nuevo.
Las opciones de programación de software previenen los conflictos
Utiliza tu horario de disponibilidad maestro para hacer un nuevo horario. Entonces usa la herramienta de programación en línea para hacer una programación precisa de los turnos. Los turnos están codificados por color, y el nombre del empleado está claramente marcado. El sistema de programación en línea también te notificará cuando dos personas estén programadas para turnos idénticos, para que puedas evitar la repetición de la programación de tareas.
Compartir las notas de programación con la administración
Si has estado administrando o dirigiendo un restaurante durante algún tiempo, es probable que hayas tenido algún problema de comunicación con otros gerentes, algo fácil de hacer. Con la tecnología adecuada, el equipo directivo puede compartir comentarios y preguntas en un campo de notas especiales, que sólo puede ser visto y editado por los directivos. Este intercambio de informes de calendario es una gran función para comunicar cuando una solicitud de tiempo libre ha sido aprobada y luego se incluye en el calendario principal de vacaciones.
Los empleados pueden solicitar cobertura de turnos fácilmente usando una aplicación móvil
Para un empleado, este podría ser el uso más relevante de la tecnología de los restaurantes móviles. Digamos que creas el horario de turnos perfecto, pero un empleado tiene una emergencia. Ya no tiene que buscar en el directorio de la empresa para encontrar un sustituto. En cambio, los empleados pueden liberar sus turnos programados para ver si alguien más puede recogerlos.
Las horas de trabajo de los empleados casi nunca son sólidas y cambian frecuentemente en un momento dado. Cuando un empleado tiene acceso a resolver por sí mismo los problemas de cambios y/o cobertura de turnos, los gerentes pueden ahorrarse dolores de cabeza y el tiempo que llevaría antes de llamar a todas las demás camareras de la lista y averiguar quién puede cubrir un turno en un momento dado.
Cobertura más fácil para los turnos abiertos
Con un horario maestro, puedes ver los turnos de todos los empleados y evaluar quién puede cubrir un turno abierto en un momento dado. No vuelva a ser el gerente llamando a cada empleado cuando uno de sus servidores, azafatas o empleados lo cancele. Poder ver el conjunto de habilidades de cada empleado y sus selecciones de disponibilidad antes de empezar a llamar para ahorrar tiempo.
Los horarios están disponibles 24/7
Los miembros del personal son responsables al 100% de sus días de trabajo con un horario en línea. A través de la plataforma online del sistema de restaurantes, los empleados pueden comprobar sus horarios día y noche. Nunca más un empleado use la excusa de que perdió un turno porque no estaba indicado en el horario la última vez que trabajó. Cuando el horario está disponible a la mano, no hay excusa para perder un turno o llegar tarde.
Reducir los costos de mano de obra
Puede reducir los costos laborales programando a su personal la cantidad adecuada de horas durante la semana. Si no puede pagar las horas extras, el sistema de programación le notificará cuando un empleado supere las 40 horas semanales. Mientras que usted es responsable de calcular el número de horas que un empleado está programado, esta funcionalidad le ayuda a cumplir con el presupuesto de su restaurante.
También podrás ver los salarios de cada empleado calculados para sus horas programadas. Esto ayudará a programar un cambio de turno a los trabajadores con salarios más bajos cuando tenga un exceso de horas que necesiten ser cubiertas. Además de lo ya mencionado, en Lavu te damos 4 consejos para reducir los gastos laborales.
Proporcionar un mejor servicio al cliente
Ofrezca a sus clientes la mejor experiencia posible usando un software integrado para crear sus horarios. Deje de poner excusas sobre la falta de personal debido a problemas de horario, y empiece a ocuparse de los negocios y de sus clientes. Con una precisión del 95% mediante el uso de un auto-programador, sus empleados estarán más contentos con sus turnos, y sus clientes tendrán trabajadores más felices para servirles.
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Con un horario maestro y la voluntad de trabajar con los empleados, estás a medio camino de hacer el horario perfecto una y otra vez. Para tener una garantía, empieza a aprovechar nuestra nueva tecnología de programación. Y recuerda, como en todas las áreas de la gestión de tu restaurante, desarrollar y mantener una línea de comunicación clara es extremadamente útil. Ten un directorio completo de los números de teléfono y direcciones de correo electrónico de tu personal, y desarrolla un sistema para contactar con todos en caso de emergencia.